AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen (Stand 01.01.2021)

1. Einführung

Die Firma INPOLIS UCE GmbH(nachfolgend INPOLIS benannt) bietet Dritten (nachfolgend “Auftraggebern”) Dienstleistungen in den Bereichen Standortmarketing, Veranstaltungen und Programme sowie andere Geschäftsbesorgungen (nachfolgend “Leistungen”) an. Es handelt sich insbesondere um Fachprogramme, Studienreisen, Konferenzen sowie Projektentwicklung und –management für die Standortvermarktung und Standortmanagement, inkl. aller damit zusammenhängenden Kommunikationsleistungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Erbringung und Durchführung aller Leistungen der Vertragsparteien und informieren über die Datenschutzbestimmungen. Sie gelten auch für künftige Geschäfte zwischen den Vertragsparteien, ohne dass es eines erneuten Hinweises bedarf. Entgegenstehende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, sie werden von INPOLIS bestätigt. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen.

2. Zustandekommen und Gegenstand von Verträgen

Der Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots von INPOLIS zustande. Sofern die Annahme INPOLIS erst mehr als 14 Tage nach dem Datum des Angebots zugeht, bedarf es einer Auftragsbestätigung von INPOLIS. Ein Angebot besteht aus einer Leistungsbeschreibung, das für die Leistung von INPOLIS veranschlagte Honorar, falls notwendig inklusive Drittleistungen und das Datum bzw. Zeitraum, an dem die Leistung ausgeführt werden soll (nachfolgend “Leistungsdatum”). Die Leistungsbeschreibung ist aufgeschlüsselt in die von INPOLIS und deren Erfüllungsgehilfen erbrachten Eigenleistungen (nachfolgend “Eigenleistungen”) und solche Leistungen, mit welchen INPOLIS im Namen des Auftraggebers Dritte beauftragen soll (nachfolgend “Drittleistungen”), s. hierzu auch Ziffer 4. INPOLIS ist nur zu über den Vertrag hinausgehende Leistungen verpflichtet, sofern INPOLIS dies ausdrücklich bestätigt. Diese Bestätigung kann auch durch die Leistungserbringung erfolgen.

3. Durchführung/Ablauf

INPOLIS erstellt für die Leistung einen für beide Seiten verbindlichen Ablaufplan, welcher dem Auftraggeber vorab mit dem Angebot übersandt wird. Änderungswünsche zu diesem Plan sind bei INPOLIS unverzüglich, spätestens 3 Werktage nach Zugang des Plans, anzumelden. INPOLIS prüft dann die Umsetzbarkeit der Änderungswünsche. Der neue Ablaufplan gilt nur, wenn INPOLIS diesen beim Auftraggeber rückbestätigt. Soweit dieser Ablaufplan am Durchführungstag durch die Teilnehmer nicht eingehalten wird und es daher zu Programmausfällen kommt, ist INPOLIS berechtigt, die Gesamtleitungen lt. Ablaufplan abzurechnen. Soweit durch spätere Änderungswünsche planerischer Mehraufwand entsteht, wird INPOLIS diesen Mehraufwand zu den vereinbarten Stunden- bzw. Tagessätzen abrechnen.

4. Leistungen von INPOLIS

a. Eigenleistungen
Die vereinbarten Eigenleistungen werden von INPOLIS pünktlich und mit der erforderlichen Sorgfalt erbracht. Die als Konzeptions- und Beratungsleistungen ausgewiesenen Leistungen sind alle bis zur Angebotserstellung erbrachten Leistungen. Nach der Angebotserstellung erbrachte Leistungen sind als Organisations- bzw. Projektsteuerungsleistungen ausgewiesen. Soweit INPOLIS hierfür Subunternehmer beauftragt, wird INPOLIS diese Unternehmer sorgfältig auswählen und die ordnungsgemäße Leistungserbringung durch diese sicherstellen. INPOLIS wird den Auftraggeber über ihr bekannt- werdende Umstände informieren, welche die ordnungsgemäße Erbringung der Leistung gefährden können. Bei Verspätung des Kunden besteht kein Anspruch auf Durchführung oder Verlängerung von Führung/Programm oder Rückerstattung/Reduzierung des Führungs-/Programmpreises. Die Zeiten für Unternehmensbesuche ergeben sich verbindlich aus dem bestätigten Programm und können nicht kurzfristig verschoben oder nachgeholt werden.

b. Drittleistungen
Drittleistungen werden von INPOLIS im Namen des Auftraggebers beauftragt. Auch soweit INPOLIS die Abrechnung der Fremdleistung übernimmt, so bleibt das Vertragsverhältnis zwischen dem Auftraggeber und dem Dritten bestehen. INPOLIS ist berechtigt, die Leistungen im eigenen Namen zu beauftragen und mit dem Auftraggeber abzurechnen.

c. Rechte an der Leistung
INPOLIS bleibt Inhaber sämtlicher Rechte an den erbrachten vertragsgegenständlichen Leistungen. Soweit es die Parteien nicht ausdrücklich anders vereinbaren, werden mit diesem Vertrag weder Urheber, Leistungsschutz-, Bild- oder sonstige Rechte an der Leistung übertragen. Rechte an der Leistung sind sowohl die Rechte an der Durchführung der Veranstaltung, als auch an dem zugrundeliegenden Konzept und der Zusammenstellung. Alle diese Rechte verbleiben bei INPOLIS.

d. Fotografien
Das Fotografieren der Mitarbeiter von INPOLIS, sowie das Fotografieren in geschlossenen Räumen und auf nicht frei zugänglichen Grundstücken bedarf der vorherigen Genehmigung durch INPOLIS. Sofern solche Fotografien ohne die erforderliche Genehmigung erstellt werden, verpflichtet sich der Auftraggeber, die jeweiligen Bildträger auf Anforderung an den Mitarbeiter von INPOLIS zu übergeben oder unverzüglich und nachweisbar in Anwesenheit des Mitarbeiters zu löschen und dem Mitarbeiter das Aufnahmegerät für die Dauer der Veranstaltung zu übergeben. Der Auftraggeber verpflichtet sich den Teilnehmern eine entsprechende Verpflichtung aufzuerlegen. Die Rechte Dritter (insbesondere der Eigentümer von Gebäuden und abgelichteter Personen) werden durch diese Bestimmung nicht eingeschränkt.

e. Tonbandmitschnitte und Filmaufnahme
Tonbandmitschnitte und Filmaufnahmen bei Führungen von INPOLIS im Ganzen oder Teilen davon sind nur nach Genehmigung zulässig. Die Verwendung von entsprechenden Geräten muss angezeigt werden; Soweit die Aufnahmen ohne die erforderliche Genehmigung erstellt werden, gilt der vorstehende Absatz entsprechend. Die Rechte Dritter (insbesondere der Eigentümer von Gebäuden und aufgenommener Personen) werden durch diese Bestimmung nicht eingeschränkt.

f. Aufbewahrung von Unterlagen
INPOLIS ist zur Aufbewahrung von Unterlagen nur dann verpflichtet, sofern dies ausdrücklich vereinbart ist bzw. sich aus den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben.

5. Leistungen des Auftraggebers

a. Gesamtauftragssumme gemäß Vertrag, Vorauszahlungen
Der Auftraggeber wird die vereinbarte Gesamtauftragssumme, bestehend aus Beratungs-, Konzeptions- Organisations- und Fremdkosten an INPOLIS bezahlen. Soweit im Auftrag nicht anders vereinbart wird der Auftraggeber hierzu an INPOLIS die folgenden Vorauszahlungen leisten:
– 1/3 der veranschlagten Gesamtauftragssumme mit Auftragserteilung
– 1/3 der veranschlagten Gesamtauftragssumme mindestens 14 Werktage vor Durchführung der Führung/Veranstaltung/Programm
– den Restbetrag binnen 14 Werktagen nach Zugang der Abrechnung.

INPOLIS behält sich vor, je nach Projektart und Organisationszeitraum bis zu 100 % der Gesamtauftragssumme als Vorauszahlung einzufordern. Die Einhaltung der Vorauszahlungen ist essentieller Vertragsgegenstand.

INPOLIS ist berechtigt bereits abgeschlossene Teilleistungen gesondert abzurechnen. Hierbei sind auf diesen Teil entfallende Vorauszahlungen anzurechnen.

b. Kostenerstattung gemäß Budget, Sondervorauszahlungen auf Fremdkosten Budget
Eine Überschreitung des Budgets um mehr als 10% bedarf der Zustimmung des Auftraggebers.
Der Auftraggeber wird INPOLIS die, bei Erbringung der Leistung entstehenden Fremdkosten erstatten, sofern diese Kosten nicht direkt zwischen dem Dritten und dem Auftraggeber abgerechnet werden. INPOLIS ist in keinem Fall zur Verauslagung von Fremdkosten für den Auftraggeber verpflichtet. Der Auftraggeber wird gegebenenfalls höhere Vorauszahlungen auf Anforderung an INPOLIS oder den Dritten leisten, wenn diese nicht durch die unter Punkt 5.a. genannten Vorauszahlungen abgedeckt sind. Sofern eine solche höhere Vorauszahlung erforderlich ist, wird INPOLIS den Auftraggeber unverzüglich informieren.

c. Pauschalen
Soweit die Parteien eine Pauschale für die Leistungen ausdrücklich vereinbart haben, bedarf eine Überschreitung dieser Pauschale der Zustimmung des Auftraggebers.

d. Eigenleistungen der Teilnehmer
Typische Kosten von Studienreisen, wie z.B. Eintrittsgelder, Kosten für Getränke und Verpflegung, öffentliche Verkehrsmittel etc. sind nur dann enthalten, sofern dies vertraglich ausdrücklich vereinbart ist. Auch hier ist INPOLIS nicht zur Verauslagung von Geldern verpflichtet. Die diesbezüglichen Kosten des Mitarbeiters von INPOLIS sind vom Auftraggeber zu erstatten. Soweit das Programm auch die gemeinsame Verpflegung umfasst, ist dem Mitarbeiter von INPOLIS die für die anderen Teilnehmer übliche Verpflegung ohne Zusatzkosten zu gewähren.

e. Steuern und Abgaben
Die Preise (Honorar und Budget für Drittleistungen) des Angebots verstehen sich als Nettopreise. Der Auftraggeber wird an INPOLIS zusätzlich zu diesen Preisen auch die hierauf entfallende Umsatzsteuer, sowie andere möglicherweise anfallende Abgaben (z.B. Kurtaxe etc.) erstatten.

f. Aufrechnung
Die Aufrechnung mit Gegenforderungen ist ausgeschlossen, soweit diese nicht unstreitig oder rechtskräftig festgestellt sind.

g. Verzug
Der Auftraggeber kommt mit der Zahlung in Verzug, wenn er zu dem vereinbarten kalendermäßig bestimmten Datum oder auf eine Mahnung von INPOLIS hin nicht leistet, spätestens aber 30 Tage nach Zugang der jeweiligen Rechnung

h. Verrechnung
Zahlungen des Auftraggebers an INPOLIS sind auf die jeweils älteste bestehende Schuld zu verrechnen.

6. Durchführung des Vertrags

a. Ansprechpartner / Weisungen der Mitarbeiter von INPOLIS
Der Auftraggeber wird einen jederzeit erreichbaren, zeichnungs- und entscheidungsberechtigten, bei der Ausführung der Leistung anwesenden Ansprechpartner benennen. Dieser Ansprechpartner wird dafür Sorge tragen, dass Weisungen des Mitarbeiters von INPOLIS von den Teilnehmern befolgt werden. Der Mitarbeiter von INPOLIS ist berechtigt, von den Teilnehmern bestimmte Verhaltensweisen zu verlangen, um die vereinbarte und pünktliche Leistungserbringung zu erzielen, Gefahren und Belästigungen zu vermeiden und den Zweck der Leistung für andere Teilnehmer zu sichern. Der Mitarbeiter ist ohne Einschränkung des Honoraranspruchs von INPOLIS berechtigt, einzelne Teilnehmer von der Leistungserbringung auszuschließen, sofern diese seinen berechtigten Weisungen keine Folge leisten oder die Leistungserbringung stören oder gefährden. Teilnehmer die unter Einfluss von Drogen oder Alkohol stehen, können jederzeit von der Teilnahme ausgeschlossen werden.

b. Mitarbeiter von INPOLIS
INPOLIS wird dem Auftraggeber auf Nachfrage den Mitarbeiter, welcher die Leistung erbringen wird, mitteilen. Sofern der Auftraggeber einen bestimmten Mitarbeiter wünscht, wird INPOLIS versuchen, diesen Wünschen gerecht zu werden. INPOLIS ist berechtigt, die betreffende Person gegen einen anderen qualifizierten Mitarbeiter auszutauschen, sofern dies erforderlich wird.

c. Möglichkeit der Mitnahme von Mitarbeitern oder sonstigen Dritten auf die Führung
INPOLIS ist berechtigt, neue und zukünftige Mitarbeiter oder sonstige Dritte bei der Leistungserbringung teilnehmen zu lassen. INPOLIS ist verpflichtet, jegliche hierdurch entstehende Beeinträchtigungen zu vermeiden.

d. Anträge, Genehmigungen etc.
Soweit INPOLIS im Rahmen der Leistungserbringung Anträge für den Auftraggeber erstellt (z.B. Genehmigungen, Besuchserlaubnisse etc.) wird der Auftraggeber INPOLIS die gewünschten Informationen in der gewünschten Form unverzüglich, maximal binnen 3 Werktagen mitteilen. INPOLIS ist für die Versagung solcher Genehmigungen nicht verantwortlich und ist in keinem Fall verpflichtet, gegen eine solche Versagung vorzugehen oder den Rechtsweg zu beschreiten.

e. Erforderliche Änderungen des Ablaufplans
Soweit Änderungen des Ablaufplans erforderlich werden, wird INPOLIS dies dem Auftraggeber unverzüglich mitteilen. Wünsche des Auftraggebers hinsichtlich des Ablaufplans wird INPOLIS zu berücksichtigen versuchen. INPOLIS ist berechtigt, zumutbare Änderungen des Ablaufplans auch ohne Zustimmung des Auftraggebers vorzunehmen, sofern diese erforderlich werden.

f. Leistungen Dritter
Soweit INPOLIS Dritte mit Leistungen beauftragt hat, ist INPOLIS berechtigt, diese gegen andere Leistungserbringer auszutauschen. Gleiches gilt für die im Namen des Auftraggebers beauftragten Dritten. Solche Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Mehrkosten sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

g. Mängel
Mängel der Leistung von INPOLIS sind von dem Auftraggeber oder seinen Bevollmächtigten unverzüglich unter ausdrücklichem Vorbehalt der Rechte zu rügen. Mängel der Durchführung sind bei der Durchführung der Leistung anzuzeigen. Sollte dies unmöglich sei, so hat die Rüge binnen 24 Stunden nach Erkennen des Mangels schriftlich zu erfolgen.

h. Zurückbehaltung der Leistung
Ist der Auftraggeber mit Zahlungspflichten in Verzug, gleich aus welchem Rechtsgrund, so kann INPOLIS die Leistungen zurückbehalten.

7. Haftung

a. INPOLIS haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg der jeweiligen Veranstaltung. Sofern einzelne Teilnehmer an der Veranstaltung nicht teilnehmen, so bleiben die Ansprüche von INPOLIS hiervon unberührt, sofern dies nicht durch INPOLIS verschuldet wurde.

b. Die Haftung von INPOLIS ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt, sofern keine vertragswesentliche Pflicht oder eine zugesicherte Eigenschaft betroffen ist. Dies gilt auch hinsichtlich des Verschuldens von Vertretern oder Erfüllungsgehilfen.

c. Soweit im Einzelfall ein gesetzliches Nachbesserungsrecht besteht, ist dies ausgeschlossen.

d. INPOLIS haftet für Mangelfolgeschäden nur insoweit als eine von INPOLIS gegebene Zusicherung vor diesen Schäden schützen soll.

e. Soweit INPOLIS als Drittleistungen vereinbarte Leistungen im Namen des Auftraggebers beauftragt oder vermittelt, ist die Leistungspflicht von INPOLIS nur auf die ordentliche Auswahl des Dritten und die Beauftragung beschränkt.

f. Sofern INPOLIS als Drittleistungen vereinbarte Leistungen selbst beauftragt, ist die Leistungspflicht von INPOLIS ebenfalls auf die ordentliche Auswahl des Dritten und die Beauftragung beschränkt. INPOLIS ist nicht verpflichtet, die Einhaltung der Verträge gegenüber den Dritten durchzusetzen. INPOLIS wird die Dritten aber zur Vertragseinhaltung anhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung aber sämtliche gegenüber dem Dritten bestehende Rechte abtreten.

g. Die vertragliche Haftung für Schäden, welche nicht Körperschäden sind, ist auf EUR 50.000,– beschränkt. Die Haftung aus unerlaubter Handlung für Schäden, welche nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig begangen wurde, ist bei Personenschäden auf EUR 25.000,–, bei Sachschäden auf EUR 1.000,– begrenzt. Soweit der Auftraggeber eine Erhöhung dieser Haftungsgrenzen wünscht, wird INPOLIS auf entsprechende Anfrage dem Auftraggeber eine entsprechende Versicherung, soweit eine solche verfügbar ist, zu den üblichen Bedingungen anbieten.

h. Die Leistungen Dritter im Falle eines Schadens wird der Auftraggeber INPOLIS unverzüglich nach Kenntnis mitteilen und auf die Forderungen gegen INPOLIS anrechnen. Dies gilt insbesondere auch für Leistungen von Versicherungen.

i. INPOLIS haftet nicht für den Verlust oder die Beschädigung von Eigentum des Auftraggebers oder der Teilnehmer im Rahmen der Veranstaltungen.

j. Die Haftung ist ausgeschlossen, wenn trotz vorgebrachter Bedenken auf Weisung des Auftraggebers bestimmte Leistungen durchgeführt werden oder wenn Teilnehmer der Veranstaltung sich Anweisungen des Mitarbeiters von INPOLIS widersetzt haben. INPOLIS haftet ebenfalls nicht für Schäden, welche durch Mitwirkungspflichtverletzungen des Auftraggebers entstanden sind.

k. INPOLIS haftet nicht für die Versagung von Genehmigungen etc., INPOLIS wird dem Auftraggeber im Falle einer solchen Versagung aber Vorschläge für Alternativleistungen unterbreiten.

8. Ausfall/Stornierung von Aufträgen

a. INPOLIS ist nicht verantwortlich für den Ausfall oder Einschränkungen der Veranstaltung aus höherer Gewalt. Als höhere Gewalt im Sinne dieser Vorschrift gelten auch Naturereignisse (Feuer, Überschwemmung, Erdbeben), Attentatsdrohungen, hoheitliche Maßnahmen, Krieg, Ausfall von Künstlern, Streik, politische Unruhen, schwere Ausbrüche gefährlicher Krankheiten. Ein Schadensersatzanspruch gegenüber INPOLIS ist in diesem Fall ausgeschlossen. Es gelten die Stornierungskosten unter 8.b., zumindest für die bis zum Stornierungszeitpunkt geleisteten Arbeiten.

b. Sofern der Auftrag auf Wunsch des Auftraggebers (insb. Stornierung des Auftrags) oder
aufgrund eines Ereignisses gemäß Ziffer 8 a) nicht durchgeführt wird, so ist der Auftraggeber dennoch verpflichtet, alle bis zum Stornierungszeitpunkt erbrachten Auftragsleistungen zu entgelten, mindestens
jedoch:
– mit Auftragsbestätigung: 30 %
– weniger als 28 volle Werktage vor dem Leistungsdatum: 50 %
– weniger als 14 volle Werktage vor dem Leistungsdatum: 75 %
– weniger als 7 volle Werktage vor dem Leistungsdatum oder bei Nichtantritt: 100 %

c. Kosten der Stornierung von Drittleistungen
Der Auftraggeber wird darüber hinaus die Kosten der Stornierung der Drittleistungen ersetzen. Sollten diese nicht mit den Sätzen unter 8.b. abgegolten sein, richten sie sich nach den jeweiligen Stornobedingungen des Dritten.

d. Überzahlungen wird INPOLIS unverzüglich an Auftraggeber zurückerstatten.

9. Datenschutz

INPOLIS behandelt alle personengebundenen Daten, die im Verlauf der zu erbringenden Leistungen aufgenommen werden nach den Vorgaben des DSGVO.

Alle uns übermittelten und bei uns hinterlegten Personendaten, wie Geschäftskontakte oder Teilnehmerlisten werden lediglich für die Erfüllung von Vertragszwecken bis zum Vertrags- oder Projektabschluss genutzt. Sie sind von einer weiteren Datenverarbeitung ausgeschlossen, werden während der Vertragserfüllung sicher aufbewahrt und nicht unerlaubt an Dritte weitergereicht.

Der Kunde und Vertragspartner hat jederzeit das Recht auf Auskunft über alle von ihm gespeicherten Daten und auch ein Recht auf Löschung und Korrektur dieser Daten. Es ist zu beachten, dass INPOLIS in Bezug auf bestimmte Daten einer steuerrechtlichen und handelsgesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt (§ 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG und § 257 HGB. Zudem ist INPOLIS zur Wahrung berechtigter, insbesondere gesetzlicher Vorgaben, wie Kontaktverzeichnisse während einer Pandemie und rechtlicher Interessen befugt, Kundendaten bzw. Geschäftsbriefe mit Teilnehmerlisten für eine gewisse Zeit (grundsätzlich entsprechend den gesetzlichen Verjährungsfristen bzw. Speicherzeiträumen) aufzubewahren (vgl. Art. 6 DSVGO).

Übergibt ein Geschäftspartner oder Kunde auf Eigeninitiative seine Kontaktdaten via Business Card oder Email an INPOLIS, erklärt er damit sein Einverständnis, dass seine Kontaktdaten zwecks einer Geschäftsbeziehung bei INPOLIS geführt werden. Auch in diesem Fall hat der Kunde und Vertragspartner jederzeit das Recht auf Auskunft über alle von ihm gespeicherten Daten und auch ein Recht auf Löschung und Korrektur dieser Daten.

Alle INPOLIS-Daten werden auf einem EU-Server gespeichert und gesichert. Datenschutzrechtliche Anspruchsgrundlagen werden von dieser Haftungsregelung nicht erfasst.

10. Verschiedenes

a. Beide Parteien werden sich bei der Durchführung dieses Vertrags unterstützen und
insbesondere erforderliche Informationen und Dokumente unverzüglich übersenden. Sie werden sich über Umstände, welche die planungsgemäße Durchführung des Vertrags gefährden oder einschränken oder Gefahren für die Teilnehmer oder Dritte begründen können, gegenseitig informieren. Soweit besondere Aufmerksamkeit zur Abwehr von Gefahren geboten ist (z.B. bei Kindern, Behinderten, Teilnehmern aus Ländern mit Linksverkehr o.ä.) ist der Auftraggeber verpflichtet, dies vor Auftragserteilung mitzuteilen.

b. Der Auftraggeber und INPOLIS erklären sich mit der Benennung des anderen Vertragspartners, sowie mit der Verwendung von einverständlich gefertigten Bildern in ihrer Unternehmensdarstellung einverstanden.

c. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Parteien sind verpflichtet, eine unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung zu ersetzen, mit der das wirtschaftlich gewollte Ergebnis erreicht wird. Eine entsprechende Verpflichtung gilt bei Vertragslücken.

d. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

e. Gerichtsstand für das gesamte Rechtsverhältnis zwischen den Parteien, einschließlich der Frage der Wirksamkeit und Einbeziehung dieser Vertragsbedingungen, ist ausschließlich Berlin, Deutschland, anwendbares Recht ist ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.